Regolamento VINMARE 2019

REGOLAMENTO DI PARTECIPAZIONE A VINMARE 2019

Art.1 – VINMARE 2019 – Finalità, sede ed orari di apertura ai visitatori

VINMARE 2019 è una manifestazione “innovativa” e “unica” nel suo genere, che ha lo scopo esclusivo di diffondere nel mondo la conoscenza e l’apprezzamento dei vini “fuoriclasse” e “unici” creati e prodotti “magistralmente” nelle cinque provincie Toscane che si affacciano sul Mar Tirreno e che convenzionalmente chiamiamo la Toscanamare: Massa, Lucca, Pisa, Livorno e Grosseto, Isole comprese.

VINMARE 2019, da ora in avanti chiamato l’ “Evento”, si svolge il 12, 13 e 14 Febbraio 2019, dalle ore 10:30 alle ore 18:30, nella “Sala della Canaviglia”, nella “Sala delle Croci” e nella “Galleria Cannoniera” della Fortezza Vecchia sul mare, a Livorno.

Art 2 – Visitatori ammessi all’Evento.

VINMARE 2019  è un evento riservato solo ad un pubblico Professionale (o Business) e si rivolge esclusivamente agli Operatori del settore(Esercenti Horeca, Distributori ed Importatori) Italiani  e, sopratutto, Esteri, ed ai giornalisti, bloggers, opinionisti e “trend setters”, nazionali ed internazionali.

Di conseguenza alla manifestazione, 
non saranno ammessi pubblico e visitatori non accreditati.

Art 3 – L’Organizzazione dell’evento

L’Evento è stato pensato ed ideato dall’associazione “Made in ToscanamareMade in Maritime Tucany”,  in ollaborazione con A.I.S. (Associazione Sommeliers Italiani) di Livorno, e ne è stata affidata l’organizzazione a
ITALIA ALWAYS llc,
412 North Main Street, Suite 100
Buffalo, 82834 WY, U.S.A.
EIN # (Cod. Fid. U.S.A.) 30-0887868
da ora in avanti chiamata l’ “Organizzatore”.

Art 4 – Chi può partecipare

1 – Tutte le “Aziende vitivinicole” residenti nella Toscanamare, che imbottigliano  vini da loro prodotti con uve provenienti da vigneti di loro proprietà ubicati esclusivamente nei territori della Toscanamare e che li commercializzano direttamente e con etichette che chiaramente certificano, qualificano e mettono in risalto la loro provenienza.

Non sarà pertanto permessa la presenza nei locali della manifestazione di aziende vitivinicole e di vini aventi differenti caratteristiche.

La rispondenza ai requisiti sopracitati è verificata dall’Organizzatore, il cui eventuale giudizio negativo è insindacabile ed inappellabile.

Le “Aziende vitivinicole” sopra identificate saranno propriamente e professionalmente dislocate nella “Sala della Canaviglia”, nella “Sala delle Croci” e nella “Galleria Cannoniera” della Fortezza Vecchia.

2 – Gli “Sponsors”, cioè le aziende della Toscanamare che, durante tutto l’evento, garantiscono l’approvvigionamento continuativo alle “Postazioni di Assaggio” degli Espositori, di formaggio, pane/grissoni, tovagliolini, posatine/stecconi, vassoini, sacchetti di ghiaccio etc., che hanno stipulato preventivo contratto di fornitura con l’Organizzatore.

3 – Lo “Special Guest”, scelto annualmente a suo insindacabile giudizio dal Consiglio Direttivo dell’Associazione “Made in ToscanaMare – Made in Maritime Tuscany”, è un’Azienda vitivinicola “non Toscana” scelta come esempio e stimolo alla crescita qualitativa e professionale, per le coraggiose soluzioni innovative e all’avanguardia adottate.

Gli “Sponsors” e lo “Special Guest” sopra identificati saranno dislocati separatamente dalle Aziende vitivinicole espositrici, e cioè nel “Corridoio Gallerie”, che collega tra loro la “Sala della Canaviglia”, la “Sala delle Croci” e la “Galleria Cannoniera”.

4 – I “Consorsi di Tutela” dei vini a D.O.C.G e a D.O.C. che, durante tutto l’evento, dal loro “Tavolo di Informazione” intendono garantire la distribuzione ai visitatori di materiale illustrativo ed informativo sui terrois, vini e viticoltori della loro zona di competenza e contemporaneamente indirizzarli verso le “Postazioni di Assaggio” dei loro Associati.

I “Tavoli di Informazione” dei “Consorsi di Tutela” saranno dislocati tutti insieme, uno di fianco all’altro, con tovagliato di colore esclusivo, facilmente identificabile dai visitatori, in area dedicata all’inizio della “Galleria Cannoniera”, lato mare.

Art.5 – Conferme di Adesione all’Evento e termini di presentazione della stessa.

Gli “spazi espositivi”, descrittti nell’Art. 4, disponibili, uno soltanto per ogni singola Azienda o Consorzio di Tutela partecipanti, sono limitati e vengono assegnati secondo l’ordine di arrivo delle “Conferme di Adesione” all’evento, fino ad esaurimento totale degli stessi.

Le “Conferme di Adesione” all’Evento, vengono accettate o meno dall’Organizzatore, il cui eventuale giudizio negativo è insindacabile ed inappellabile.

Art. 6 – Tipologia, dotazioni e costo di Adesione all’Evento.

Le “Postazioni di assaggio” messe a disposizione delle Aziende vitivinicole espositrici comprendono:
a – 1 tavolo tovagliato di 75 x 75 cm., 1 sedia, 1 cestino, 6 bicchieri (Tulipano) per degustazione, e 1 cartello Aziendale:
b – Fornitura di 2 bottigliette da mezzo litro ciascuna di acqua minerale giornaliere;
c – Fornitura e ricambio di tovagliolini di carta, vassoi con assaggi di formaggi e vassoi con pane/grissini per le degustazioni.

I “Tavoli di Informazione” messi a disposizione dei “Consorsi di Tutela”, e quelli messi a disposizione degli “Sponsors” avranno le stesse dotazioni delle “Postazioni di Assaggio” messi a disposizione delle Aziende vitivinicole, fatta eccezione per quanto indicate qui sopra al punto c).

Gli “spazi espositivi” messi a disposizione devono essere sempre presidiati dall’Azienda o Consorzio espositori o da un loro delegato/a per l’intero periodo di apertura della manifestazione (dalle ore 10:30 alle ore 18:30).
Qualora lo “spazio espositivo” messo a disposizione resti incustodito per oltre un’ora, l’Organizzatore provvederà a farlo presidiare da un Sommelier A.I.S. professionista certificato, il cui costo sarà interamente a carico dell’Azienda/Consorzio assenti.

Il costo di adesione per ogni singola Azienda o Consorzio di Tutela partecipanti all’Evento è di
€ 150, quale “Booking fee – Diritti di prenotazione”, dovuti entro 7 giorni dalla data della fattura/accettazione dell’Organizzatore, e comunque non oltre lunedì 31 Dic. 2018.
€ 450, quale “Admission fee – Quota di Adesione” dovuta entro 60 giorni dalla data della fattura/accettazione dell’Organizzatore, e comunque non oltre lunedì 31 Dic. 2018.

Le Aziende socie dell’associazione “Made in Toscana Mare – Made in Maritime Tuscany”,  o commercialmente rappresentate da ITALIA ALL WAYS llc, sono soggetti solo all’ “Admission fee – Quota di Adesione” ed esonerati dalla  “Booking fee – Diritti di prenotazione” all’evento.

Art. 7 – Rinuncia a partecipare all’Evento

L’Azienda/Consorzio espositotore che rinuncia a partecipare all’Evento deve comunicarlo tempestivamente all’Organizzatore a mezzo e-mail all’indirizzo mail@vinmare.com, entro e non oltre Giovedì 10 Gennaio 2019.

La rinuncia, anche se pervenuta nei termini e nei modi sopra citati, non libera l’Azienda/Consorsio esposiore dal pagamento dei “Booking fee – Diritti di prenotazione” che restano comunque dovuti e non rimborsabili.
Perciò l’Organizzatore rimborserà all’Azienda/Consorsio rinunciatario la sola quota relativa all’ “Admission fee – Quota di Adesione” se già pervenuta, altrimenti la annullerà.

Se la rinuncia perviene dopo il 10 gennaio 2019, l’Organizzatore non sarà tenuto ad alcun rimborso e l’Azienda/Consorzio rinunciatario, anche in caso di non partecipazione all’Evento, sarà comunque tenuto a pagare l’intera quota (“Booking fee – Diritti di prenotazione” e “Admission fee – Quota di Adesione.

Art. 8 Allestimenti e smontaggi

Le Aziende partecipanti prendono possesso dello “spazio espositivo” nello stato in cui è loro assegnata e sono tenuti a restituirlo nello stesso stato a chiusura della manifestazione.
L’area esposisiva è messa a disposizione dell’espositore per le operazioni di allestimento (trasporto del vino necessario alle degustazioni, depliants, sputacchiere, contenitori ghiaccio etc) dalle ore 09:00 alle ore10:30 di ogni giornata espositiva.
Gli spazi espositivi assegnati devono essere pronti e allestiti in tutte le loro parti inderogabilmente entro le ore 10:30, ogni giorno.

E’ rigorosamente vietato appendere qualsisi cosa ai muri della Fortezza Vecchia o alle strutture di allestimento.
Non sono ammesse nell’ambito degli spazi espositivi assegnati alle Aziende/Consorsi espositori “Postazioni di Assaggio” strutture di promozione autoportanti o sospese, né elementi di arredamento propri.
E’ altresì vietato intervenire in alcun modo sulle strutture esistenti (pitture, bi-adesivi etc.)

L’area espositiva della Fortezza Vecchia, resta a disposizione ogni giorno espositivo dalleore 18:00 alle ore 20:00 per eventuali operazioni di pulizia, di rifornimento e di sgombero.

Art.9 – Impianti

Gli spazi espositivi non sono dotati di alimentazione elettrica. Per eventuali ricariche di pc e cellulari potranno essere utilizzate le prese comuni esistenti nell’ambiente.
Non è comunque possibile richiedere un’alimentazione elettrica dedicata.

Art.10 – Vigilanza, assicurazione e responsabilità.

La custodia e la sorveglianza degli spazi espositivi assegnati nei giorni e negli orari di apertura della manifestazione competerà esclusivamente alle Aziende espositrici.

Nei locali della Fortezza Vecchia non è permessa nè la vendita nè la somministrazione di vino. E solo possibile far degustare il vino professionalmente.

L’assicurazione speciale stipulata dall’Organizzatore per l’Evento, non copre la responsabilità civile relativa ad atti imputabili ai singoli espositori, ai loro collaboratori e delegati, all’interno della Fortezza Vecchia, nei giorni e negli orari della manifestazione.

Nessuna responsabilità può essere imputata all’Organizzatore qualora, in sede di controlli, emergano irregolarità in relazione ad ogni adempimento civile o fiscale a carico delle aziende.

Art. 11 – Servizi

L’Organizzatore provvede all’illuminazione generale dell’area espositiva.
L’organizzazione non assume alcuna responsabilità per danni derivati da interruzione di erogazione di energia per qualunque ragione.

Sono a disposizione inoltre i seguenti servizi gratuiti:
– pulizia dei locali;
– magazzino vino comune con assistenza continua di personale e/o di sommeliers;
– pane/grissoni, formaggio, sacchetti di ghiaccio, acqua minerale, salviette di carta, vassoini, posatine/stecconi etc.

Art.12 – Deroghe e sanzioni

L’Organizzatore si riserva il diritto di intervenire presso le Aziende espositrici che non osservino le disposizioni del presente regolamento, prima, durante e dopo la manifestazione.

L’Organizzatore si riserva di definire norme, anche in deroga al presente regolamento, intese a disciplinare più dettagliatamente i servizi. Tali norme hanno valore alla pari del regolamento a decorrere dalla data della loro ricezione da parte dell ‘Azienda espositrice.

Art.13 – Divieti

E’ fatto esplicito divieto di:
– svolgere un’azione pubblicitaria che non sia riferita alla propria azienda;
– detenere e far degustare vini di altre Aziende o comunque non ammessi all’Evento, come descritto nell’ Art.4, sezione 1.
– tenere liquidi infiammabili e/o compressi e liquefatti in bombole.

E’ altresì vietato
– trattenersi nell’area espositiva durante l’orario di chiusura, se non per operazioni di pulizia o ricambio vini;
– attivare macchinari e attrezzature che costituiscono pericolo o molestia per espositori o visitatori;
– smobilitare gli stand prima del giorno e ora di chiusura stabilito dall’Organizzatore;
– fumare all’interno delle strutture espositive;
– accendere fuochi e introdurre materiali asfissianti, velenosi o comunque pericolosi per la salute e l’incolumità degli espositori, dei visitatori e per la conservazione della struttura espositiva ospitante.

Art.15 – Annullamento della manifestazione

Nel caso la manifestazione per qualsiasi motivo non possa aver luogo, l’Organizzazione è tenuta al solo rimborso della quota versata dalla Azienda espositrice per la partecipazione, senza alcuna penale o sanzione.

Art.16 – Informativa privacy (art.13 D.Lgs. n.196/2003)

I dati forniti dall’interessato con la compilazione della richiesta di adesione sono necessari ai fini amministrativi, fiscali e promozionali.

Finalità del trattamento:
– adempiere obblighi di legge, contrattuali e fiscali, nei confronti dell’interessato;
– finalità di tipo commerciale, di marketing e ricerche di mercato; finalità assicurative.

Tali dati saranno utilizzati, anche con strumenti elettronici, da strutture e personale incaricato dall’Organizzatore (titolare del trattamento).

Per le finalità indicate i dati potranno essere trattati anche dall’Associazione “Made in Toscanamare – Made in Maritime Tuscany”, titolare del format VINMARE 2019, nonché a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private, quando la comunicazione risulti necessaria per il funzionale svolgimento dell’Evento.

In ogni momento l’interessato potrà accedere  ai propri dati personali ed eventualmente aggiornarli o rettificarli ed esercitare gli altri diritti previsti dall’art.7 del d.lgs. 196/2003, rivolgendosi all’Organizzatore (titolare del trattamento).